開展香港業務:2020年實務指南

當下,閣下公司經已成立,閣下亦已經準備好經營發展新業務。 開展香港業務需要做好兩個部分:及時把握機遇和履行商業義務。

我們會為閣下將本實務指南連同明確步驟一并展示,以便閣下可以清楚瞭解如何在港開展新業務。 我們會與閣下一齊細數在亞洲國際都會開展業務各種愉快和不便之處。

履行財務匯報義務

簿記及會計

首先,閣下必須從交易當日起保存業務記錄7年。 何解? 以防香港稅務局(IRD)需要對貴公司進行稅務審計。 若閣下未能按要求出示公司記錄,最高可被罰款10萬港元。

此舉并非只爲討好稅務局。 貴公司亦可直接從中受益:
  • 提交準確利得稅報稅表
  • 更好控制公司進行財務策劃及決策
  • 塑就專業形象 – 展示清晰賬目可以令閣下與銀行及投資者交易更輕鬆
  • 更快查清公司損失及失竊情況
  • 減低遵規成本 – 無需為逾期提交繳付罰款
  • 減少審計成本 – 若可輕鬆獲取所需文件,閣下將無需因花費額外時間向香港專業會計師支付費用

請不要混淆保存記錄及儲存記錄的概念。

請以電子方式保存以下公司記錄,並對其進行有序分類:
  • 財務報表/管理賬目
  • 核實賬簿分錄所需文件,譬如付款憑單、銀行結單、合同、發票、收據、薪金證明書及其他相關文件
  • 公司資產及負債記錄

當然,閣下亦可以保存原始紙張形式副本,但墨水可能隨時間褪色,而且要考慮到香港是世界上消費最高的城市之一,存放此類文件需要大量空間。

➡️ 參考做法: 選擇適合閣下的網上會計軟件。 市面上有多款選擇:XeroQuickBooksZoho等, 但請閣下務必事先瞭解關鍵考慮因素。

年度財務審計

所有於香港注冊成立的公司均須對財務報表進行年度審計。 年度審計必須由香港注冊會計師執行。

審計師將會審核驗證閣下賬目,並新建立一個稅務計算表。 之後,閣下將會收到一份需要經貴公司董事簽署的審計報告。

此年度審計是爲閣下向公司注冊處提交周年申報表及向稅務局提交年度報稅表之先決條件。

➡️ 參考做法: 詢問貴公司秘書可否推薦審計公司。

每年所需提交文件

閣下幾乎已經將經營公司的幾個最大難題解決完畢! 請謹記,以下為3類需要閣下每年提交的文件及各自截止時間:
  1. 周年申報表(表格編號:NAR1)必須於貴公司成立為法團之日的周年日起42日内提交至公司注冊處。
  2. 年度利得稅報稅表(表格編號:BIR51)必須連同經審計賬目一并提交至稅務局。 此文件必須在法團利得稅報稅表發布之日起1個月内,即每年五月份前提交。 對於新注冊公司,稅務局將會於公司注冊成立之日后18個月首次發布利得稅報稅表。
  3. 僱主報税表(表格編號:BIR56A及IR56) 必須提交至稅務局。 與年度利得稅報稅表類似,稅務局會於每年四月份第1個工作日發布僱主報稅表。 此文件必須在BIR56A發布之日起1個月内提交。

➡️ 參考做法: 其實閣下這一步只需要回復貴公司秘書電郵。 貴公司秘書應負責提交周年申報表,若閣下聘請秘書是爲處理會計事務,則其亦負責提交年度利得稅報稅表及僱主報稅表。

招募僱員

開始招募員工之前,閣下必須先瞭解僱主義務。 香港僱傭條例》只對所有類型僱員(全職、兼職及臨時僱員)規定最低標準,是否要令薪金待遇更具吸引力則需要由閣下自行斟酌……香港失業率一直停滯於3%左右,人才戰并非浪得虛名!

請閣下留意市場上以下常見做法:
  • 按月展示薪金待遇
  • 每星期工作5日,工時上限為40-50小時
  • 12日有薪公衆假期
  • 7日有薪年假(首年,次年開始每年加1日)
  • 24日病假(首年,次年起增至48日)
  • 1至6個月試用期(通常為3個月)
  • 1個月終止聘用通知期

若閣下無需在僱傭合同中添加特殊條款,可透過類似Zegal的平臺搜尋標準合同範本。 若閣下正在與律師事務所就其他法律文件進行合作,請向閣下律師尋求幫助。

若閣下需要僱傭外籍員工,則需要向香港入境事務處申請工作簽證。 申請過程相當容易:閣下及閣下員工都需要 填妥一份申請表格,表格可從網上下載,除此之外,還需要準備各自 證明文件(主要為身份證、學歷及相關職業資歷證明、僱傭合同、商業登記證書、財務狀況證明、公司背景及商業計劃等文件之副本)。

閣下可能因此感激香港:辦理簽證只需要4個星期,而且簽證費只需230港元。

退休金

閣下必須按照退休計劃,為所有僱員提供强制性公積金(强積金)供款。

閣下作爲僱主的應付强制性供款額會按員工月薪變化。 以下為概要内容:
每月有關入息強制性供款額
僱主應付額僱員應付額
低於7100港元有關入息 x 5%無須供款
7100港元至30000港元有關入息 x 5%有關入息 x 5%
高於30000港元1500港元1500港元

若閣下關懷員工,亦可作出額外的自願性供款。 供款條件完全視乎閣下所選强積金計劃而定。

請謹記,閣下可就所有强制性及自願性强積金供款申請稅務扣減(上限為總供款額的15%)。

➡️ 參考做法: 從目錄中選擇强積金提供者,並設置閣下每月强制性及自願性供款額。 首次供款可能會遇到難題,因爲閣下無需向未僱滿60日或更長時間的員工安排强積金。

我們建議:儘快設置完畢,此舉將會為閣下減少麻煩。 另一方面,若閣下有時間,可前往强制性公積金計劃管理局參閲有關詳細資料

薪金待遇

若想遠離處理薪金待遇、强積金、年假、考勤、申索及其他營運人力資源事宜帶來的煩惱,閣下可以尋求網上人力資源解決方案。 不但收費較低,而且可以節省大量時間。

網上人力資源軟件真正增值的部分在於可以與網上會計軟件輕鬆集成。

➡️ 參考做法: 若閣下只需要一個簡易薪金待遇解決方案,HReasily可以提供免費計劃,幫助閣下計算並完成薪俸結算書。 若閣下需要全套服務,將會向閣下就每位員工每月至少收取40港元。 閣下可以查看GpayrollTalenoxSimplepay等平臺。

選擇辦公空間

下一個問題:衆創空間抑或私人辦公室?

衆創空間

根據以往經驗,衆創空間十分有助於初創企業,但此并非意味其價格低廉。 若閣下打算租6個月以上,就可能可以商議到合心意的租金。 衆創空間的真正價值在於空間及租賃條件方面的彈性。

當然,使用衆創空間還有其他好處。 每個衆創空間都各有不同,所以閣下可以盡情選擇最適合閣下公司的空間。 香港有衆多選擇:WeWorkThe HiveThe Executive CenterTheDeskBluePrintUCommune等等。閣下亦可以使用CoWorker搜尋最適合的衆創空間!

私人辦公室

通常情況下,一旦團隊達到一定規模,閣下便會需要一間私人辦公室。 在此方面,閣下需要瞭解關於香港私人辦公室的常見做法。

➡️ 參考做法: 依照傳統方式,聯絡衆創空間或地產代理。 閣下或者可以嘗試使用Instant Offices,此平臺曾在我們選擇辦公空間時提供極大幫助。

維護公司權益

購買商業保險

工傷補償保險 是爲香港唯一强制公司購買的保險。 若爲僱員少於200名的小型公司,保險涵蓋範圍最低必須為1億港元。

通常最好通過保險經紀人購買保險,因爲保險經紀人更有可能為閣下爭取更多優惠。 閣下將會收到一份保險通知書範本),該通知書需要張貼於員工清晰可見的位置。 該通知書經閣下簽署、注明日期並加蓋公司印章后,方可按要求張貼。

并無强制規定要求為員工購買醫療保險,但我們强烈支持閣下購買。 此舉可令員工感受到公司關懷,亦有助於塑就公司僱主品牌

遠遠未完,上述事項仍只爲最低要求。 閣下還可以使用更多其它方式維護公司權益,譬如 購買商業保險套餐。 商業保險套餐由一套保險單組成,保險範圍涵蓋小型公司基本需求(包括工傷補償保險!),其中包括業務中斷、財產損失、人身意外、資金、霓虹燈牌、玻璃損毀、忠誠保證、公衆責任等。

➡️ 參考做法: 讓生活輕鬆一點,閣下可嘗試聯絡專爲中小企業服務的保險經紀,譬如Cléma。 此舉將能為閣下節省時間,並以合理價格獲取更好的保險涵蓋範圍。

注冊知識產權(IP)

如閣下從事的業務不涉及保護知識產權,請略過此節。

與其他人一樣,若閣下需要注冊標志、商標、版權、外觀設計、專利或商業秘密,必須向香港知識產權署提出申請。

申請費用可能相當高,而且可能無法一次性保護所有知識產權。 閣下可以與知識產權律師聯絡,以幫助貴公司擬定知識產權策略。

發展公司業務

運用公衆資源及基金

作爲擁有衆多創業家的金融中心,香港已就扶植中小企業推出多項計劃,以下計劃值得留意:
  • 由香港工業貿易署推出的中小企業資助計劃會 (i)向參與促進出口活動的中小企業提供經濟援助,並 (ii)為中小企業提供貸款擔保,幫助中小企業貸款。
  • 由香港政府推出的創新及科技基金有4項面向中小企業的資助計劃,旨在幫助中小企業提升技術水平及推出創新概念。
  • 由香港政府推出的SUCCESS -中小企業支援與諮詢中心入門網站免費向中小企業提供商業資訊及諮詢服務。
  • 由香港貿易發展局(HKTDC)設立的中小企業支援中心可以提供衆多與中國内地市場有關的電子商業資料庫及資訊。 香港貿易發展局亦會組織商貿配對、研討會及會議,以幫助中小企業推廣產品及服務。
  • 由香港生產力促進局推出的中小企一站通為中小企業提供可促進其業務發展的資訊或轉介服務。 透過定期舉辦研討會及培訓工作坊,中小企一站通可向中小企業提供與資訊科技、數碼轉型、技術解決方案及融資方面的知識。

如需瞭解有關政府資助計劃的詳細目錄,請查看此連結

建立關係網絡

香港作爲一個不夜城,幾乎每個工作日都有職業性社交活動、會議或交易會(工作狂可能連周末都如此!)。 此類活動多由商會、商務協會、私營企業、衆創空間、聚會小組及興趣小組等團體進行組織。

以下爲幾個有用連結:

籌募資金

若閣下正欲尋找一間願意投資貴公司的風險投資公司(VC),應在開始尋找之前,做好功課,瞭解好可行及禁忌事項。

要尋找適合的投資者、談判並完成一輪風險投資可能會需要幾個月時間。 請閣下保持耐性,做好準備,還有最重要的一點,即是要采取適當措施以確保公司照常經營。

總結

剩最後一件事未做。 閣下是否經已開立香港銀行賬戶? 請查看一并為閣下展示的指引……若閣下希望節省時間及費用,可以選擇開立一個Statrys商業賬戶
  • 100%網上操作 – 毋須親臨分行
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關於創始人

Cecilia Paolini是Statrys的銷售主管。自2009年以來,她一直在香港工作和生活。Cecilia擁有13年以上的銷售經驗,對香港的商業環境有所了解。